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个案研究:高伟绅律师事务所

突破界限。

关键信息

客户

高伟绅律师事务所

地点

日本东京

主要内容

办公室搬迁、工作场所战略计划

机会


高伟绅律师事务所早在30 多年前就已在东京扎根,属于最早在东京开展业务的国际律师事务所之一。2016 年,事务所决定迁往毗邻皇宫的著名商业区—丸之内商业区。管理团队希望善用尖端科技打造一个崭新空间,同时透过这个空间配合事务所的发展战略,促进律师之间的紧密交流,建立互相扶持和知识共享的文化,从而吸引和留住优秀人才,以及达到尽可能减少纸张文档的环保目标。更重要的是,管理层深明工作场所创新可带来的机遇,因为创新的工作场所可利用物业塑造真正以客为本的企业文化。

旧有的办公空间由多个私人办公室组成,某种程度上限制了同事间的互动,也阻碍他们交流行业最佳实践。因此,高伟绅律师事务所的东京办事处发现了成为本所首家无间隔“智能办公室” 的机会。他们要求设计必须包括协作空间、安静区间和会议室,确保律师在开放式办公室中依然享有私密以及专注处理工作的空间。此外,此项目的变革管理必须务实谨慎,因为员工不但要适应陌生的办公室,还要同时处理搬迁事务和学习新技术。

解决方案和成果


为了实现这个目标,高伟绅律师事务所聘请世邦魏理仕的工作场所战略团队进行环境评估,以及协助空间配置。世邦魏理仕与各层级的利益相关者紧密沟通,并采用顶尖专有技术进行周全分析,实时研究这些专业人士使用办公室、办公桌和会议室的方式,以及这个空间如何有助协作。他们亦开展了一项在线调查,并与国际和日本律师及商业服务部门进行小组座谈,深入了解他们的工作模式、协作方法,探讨他们认为最具生产效率的工作空间。此外,世邦魏理仕更与事务所的合伙人进行访谈,从而透彻了解公司的愿景和战略。

根据这些有关工作场所的详尽数据,世邦魏理仕预测出不同情景,让客户妥善选出推行智能办公室的最佳方案。为了缩短员工适应新办公空间的过渡期,世邦魏理仕邀请他们分享意见,并在落实购买家具和新技术之前参与测试。在搬迁当天,现场设置了工作站,员工也受过适当培训,尽量减低搬迁对其工作量的影响。事务所合伙人对变革管理培训的全力支持和以身作则是成功过渡的关键。

高伟绅律师事务所约有80%员工认为,新办公空间加强了效率、生产力、协作、知识共享、学习和发展,营造出一个更加互相扶持和包容的工作场所。该办事处的执行合伙人表示,他们以能够施行真正以客为本的工作空间战略为傲。有赖于创新的协作工作空间战略,事务所所使用物业的面积减少了三分之一,而工作满意度提升了13%。此外,新办公空间设置了各种新技术,包括双显示器、会议室内设平板电脑和互动屏幕,员工更易于访问和储存信息,显著提高了工作效率。由于纸张使用量大幅减少,文件存储量下降了超过60%,此外还引入了更加环保的工作流程。

客户评价

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